RPAとは？｜RPAツールが必要な6つの理由

働き方改革を実現するRPAとは

人がパソコン上で手作業で行ってきた定型業務を、ロボットにより自動化する概念をRPAと呼びます。
RPAツールは、人間が手作業で繰り返し行ってきた定型業務を自動化できるソフトウェアです。

一言にRPAと言っても様々なツールが存在します。

RPAツールはWinActor, UiPath, SynchRoidなど、様々な種類があります。
対象業務や導入規模によって適切なツールも異なりますし、サーバー型とクライアント型のどちらが適しているかも変わってきます。

またRPAツールとAI-OCRを連携させることで、登録や入出力等の自動化に加えて書面を読み取りデータ化する工程の自動化も可能です。
具体的には、紙帳票からデータを抽出し、データ入力、集計・加工、出力といった一連の業務を自動化することができるようになります。

＜6つの理由＞なぜRPAが必要とされているのか

①業務コストの削減

RPA導入による最大の効果として、人件費の削減があげられます。
これまでは単純作業・定型作業でも社員が手作業で行うことが多かったかもしれません。
しかし、人を雇うと人件費がかかります。毎月の給与だけでなく、残業代、福利厚生費なども継続的に発生します。

一方ロボットはどうでしょうか。
ロボットもライセンス費用はかかりますが、ほとんどの場合人件費よりもコストを安く抑えられます。
もちろん残業代や福利厚生費といった付随するコストもありません。
同じ単純作業を行うなら、多くの場合で人よりもロボットの方がコストパフォーマンスが高いといえるでしょう。

②長時間労働の是正

社員を単純作業から解放することで、空いた工数でよりクリエイティブな仕事に注力させる効果もあります。
RPAツールを導入することで、社員が単純作業に割いていた時間が大きく減り、ロボットが作業している間に別の仕事を進めることができるようになります。
社員はより人間力を必要とする業務や、ロボットにはできない企画・提案等の業務にシフトしていくことになるでしょう。
RPA導入は、働き方改革やSDGsを推進するための基盤作りにも最適だといえます。

③生産性の向上

人が単純作業を行う場合、生産性は必ずしも一定ではありません。
また、他の急な仕事や会議などが入って作業を中断するケースもあり、常に同じパフォーマンスで継続できるとは限りません。
一方ロボットは、基本的に一定のスピードで作業をひたすら繰り返すことができます。
疲れることもなく、休息も必要ありません。また、他の仕事が急に入ることもないので、あらかじめ想定したスケジュールで作業を完了させることができます。
RPA導入によって、生産性が向上するだけでなく、作業のスケジューリングも簡単になります。

④品質の向上

品質面でもロボットは優位です。
人間の手作業では、データの読み飛ばしや値の入力間違いなどのミスが起きる可能性があります。
作業担当者には「ミスをしないように気をつけなければならない」といった精神的な負担もかかります。
ところがロボットによる作業では、そのような人為的なミスは発生しません。
シナリオに組まれた動作のみを終わるまで実行しますので、ミスの可能性を無くせます。
もちろん作業担当者の精神的な負担も軽減できます。

⑤納期の短縮

RPA導入効果として、納期の短縮も見込めます。
人間は1日8時間程度しか働くことができませんが、ロボットは24時間365日休みなく作業を続けることができます。
これまで人の稼働時間をもとに計算していた納期も、ロボットに代行させることで大幅に縮めることができます。
単純作業の実施期間を短縮することで、その後に控える資料作成やデータ分析などの人が行うべき仕事にスムーズに着手できます。

⑥システム導入の代替

RPAツールの導入は、よくシステム開発と比較されます。
大きな違いは、初期コストと開発者の必要スキルです。

システム導入には、開発予算、開発期間等が必要です。
一方RPAの場合はライセンス費用のみで済むケースが多く、さらに多くのRPAツールはPC1台からインストール可能です。小規模導入できるので事前の予算確保もしやすいといえるでしょう。

また、システム導入の場合は開発者の確保も課題です。
高度な専門スキルが必要で、外部のエンジニアや自社内のエンジニア部門に依頼することがほとんどではないでしょうか。
RPAツールはUIが分かりやすく、システム開発よりも容易にスキル習得できます。
そのため、エンジニア部門ではない現場の担当者でもシナリオ開発やメンテナンスを行うことができます。
現場の業務フローの変更時なども、最も作業を知っている担当者が直接シナリオを修正できて効率的です。