RPA導入事例（社内）

皆さんこんにちは！！
このページでは、私たちのRPA導入事例をご紹介していきます！
ご紹介する事例は、社員がシナリオを作って実際に業務で活用しています。
登場する弊社の社員も、RPA初心者がほとんど。
これからRPAを始めたいけれど、何をしたらいいのかわからない…、
自分にできるのか不安…という皆さん、ぜひご覧ください！

第1回目は多くの企業で発生している、定期レポート配信とデータのシステム登録です！
営業実績や受電実績など、毎日同じフォーマットで送るメールはありませんか？
同じ形式のデータをシステムに登録する作業もよくありますよね？
この事例が少しでも参考になれば幸いです☆

①業務内容
全国にあるコールセンターの稼働状況、応答状況を共有するレポートを、毎日決まった時間にメール配信しています。
レポートの数値は毎回変わりますが、データの抽出元やレポートの形式、メール送信先は変わりません。
1回25分の作業を1日5回行っており、月50時間の工数になっていました。
目視確認の工程もあり、見落としや見間違いによるミスが起きる可能性も…。

②Before（手作業）

2つのシステムからそれぞれ必要なデータを抽出し、マクロを組んだファイルに貼り付けします。
マクロを実行して4つの作業用ファイルにデータを分割して貼り付けます。
時間を追って受電数等が増えているはずなので、前回配信分のデータと見比べて数が増えていることを確認し、メール文面を作成して所定の宛先に送信します。
その後、控えのファイルに再度データ貼り付けを行って1回の作業は終了です。
この工程を1日5回繰り返していました。

③After（全部自動）
上記の業務フローをすべてWinActorで動かしています。
工数はWinActorの実行開始を押下するだけです。
シナリオどおりに毎回抜け漏れなく動きますし、目視確認によるミスの可能性もなくなりました。
これまでは作業中に別の業務が入ると配信が遅れることもあったのですが、人の手を介さずに配信できるので毎日オンタイムの配信が行えるようになり、コールセンターの稼働管理をリアルタイムの実績に基づいて行えるようになりました。

①業務内容
お客さまにお送りした郵便物が宛所不明等でお届けできずに戻ってきた場合、再び同じ住所に郵便物を送ってしまわないようにシステムに登録をしています。

②Before（手作業）

郵便物にバーコードが印字されているかどうか判別し、印字されているものはバーコードを専用のリーダーで読み込みます。
読み込んだデータを抽出し、登録用のシステムを立ち上げてデータをアップロードします。
リーダーで読み込みができなかった郵便物は個別に目視確認します。
かかる工数は業務全体で月70時間もありましたが、業務の一部分をRPA化することで50時間の工数圧縮に成功しました。

③After（一部自動）
作業のうち、バーコード読み取り後エラーが出なかった場合の工程をWinActorでRPA化しました。
ほとんどの郵便物はエラーが出ませんので、一部分のRPA化ではありますが大幅な工数削減ができました。
エラー判定のあとに発生する工数は、WinActorの実行開始を押下するだけです。
削減できた工数は月50時間。
現時点ではバーコードがついていない郵便物や読み取りができなかった場合は手作業が必要ですが、それでも大きな工数削減ができました。

～担当者の声～

毎日一番工数のかかっていたレポートの自動化はメンバー全員がWinActor初心者でしたが、作成にかかったのは30時間ほどでした。
RPA作成で一番大事なのは、いかにエラーのないロボットを作成するか、だと思います。
地方勤務のため、問い合わせをしながらの作成に苦戦しました。
最初から私たちだけで進めるのは大変だったと思います。
導入後は、オンサイトによるサポート環境があることが大事だと感じました。

レポート配信のRPA化によって、メンバーの残業を減らすことも出来ました。
今はチーム内で培ったノウハウを他部署に横展開して社内のRPA推進に注力しています。

～ご紹介事例と似た作業のRPA化をご検討の皆様へ～
社内での活用実績がございますので、私たちがサポートさせていただきます。ご連絡お待ちしております。